Come Confrontare Due File Excel: Guida Completa

Se hai ricevuto una serie di file Excel che richiedono analisi approfondite, il confronto dei dati può rappresentare una sfida significativa. Non è necessario controllare le informazioni cella per cella: esistono diversi metodi che possono facilitare notevolmente questo compito. In questa guida, esploreremo vari approcci per confrontare due file Excel in modo efficiente, permettendoti di risparmiare tempo e ottenere risultati chiari.

Metodi per Confrontare File Excel

Esploriamo diversi metodi per effettuare il confronto tra due file Excel, ognuno con vantaggi unici per situazioni diverse.

1. Affiancamento delle Finestre di Lavoro

Uno dei metodi più semplici per confrontare due file Excel è quello di affiancare le finestre. Questa opzione ti permette di visualizzare contemporaneamente i dati di entrambi i file.

1. Apri Entrambi i File: Inizia aprendo i due file Excel che desideri confrontare.
2. Naviga alla Scheda Visualizza: Seleziona una delle finestre e vai alla scheda Visualizza nella barra degli strumenti.
3. Seleziona l’Opzione Affianca: Trova l’opzione Affianca nella sezione Finestra. Questo farà comparire entrambi i fogli uno accanto all’altro.
4. Imposta lo Scorrimento Sincrono: Attivando lo scorrimento sincrono, la navigazione in un foglio di calcolo avverrà automaticamente nell’altro, consentendo di confrontare direttamente i dati.

Questo metodo, sebbene utile per file di dimensioni contenute, può risultare poco pratico per file complessi con moltissime righe e colonne.

2. Uso della Funzione CERCA.VERT

La funzione CERCA.VERT consente di confrontare i dati presenti in colonne diverse e di evidenziare le discrepanze. Sebbene non sia pensata specificamente per confrontare file interi, può essere molto utile in situazioni mirate.

Passi per Utilizzare CERCA.VERT:

1. Apri il File Principale: Accedi al file principale e seleziona la colonna dove desideri visualizzare i risultati del confronto.
2. Crea una Nuova Colonna: Aggiungi una nuova colonna a fianco dei dati esistenti e intitola questa colonna, per esempio, “Controllo”.
3. Incorpora la Funzione: Nella cella corrispondente sotto l’intestazione “Controllo”, inserisci la formula di ricerca.

   =CERCA.VERT(B2;[AltroFile.xlsx]Foglio1!$A$1:$A$100;1;FALSO)

   Assicurati di personalizzare la formula in base ai tuoi dati specifici.

4. Estendi la Formula: Trascina la maniglia di riempimento per applicare la formula a tutte le righe necessarie.

Questa tecnica facilita l’individuazione di valori non corrispondenti in modo rapido.

3. Utilizzo della Formattazione Condizionale

Un’altra opzione è l’uso della formattazione condizionale, che evidenzia automaticamente le celle con valori diversi:

Procedura per Applicare la Formattazione Condizionale:

1. Collegamento ai Dati: Poiché Excel non consente di applicare direttamente la formattazione condizionale tra due file distinti, è necessario creare un collegamento. Vai su Dati > Recupera dati > Da file per importare il secondo file direttamente nel primo.
2. Seleziona l’Intervallo di Dati: Evidenzia l’intervallo di dati nel foglio principale che desideri confrontare.
3. Attiva la Formattazione Condizionale: Vai a Home > Formattazione condizionale > Nuova regola e scegli Utilizza una formula per determinare le celle da formattare.
4. Imposta la Formula: Inserisci una formula che confronti le celle del primo e del secondo file, adattando il riferimento alle celle importate.
5. Personalizza il Formato: Scegli il formato da applicare (ad esempio, riempi di colore) e conferma.

In questo modo, ogni cella con dati non corrispondenti verrà evidenziata, facilitando l’individuazione delle differenze.

4. Utilizzo del Componente Aggiuntivo Inquire

Per utenti avanzati, il componente aggiuntivo Inquire di Excel offre funzionalità potenti per il confronto diretto tra cartelle di lavoro.

Attivazione di Inquire:

1. Accedi alle Opzioni di Excel: Fai clic su File > Opzioni > Componenti aggiuntivi.
2. Attiva Inquire: Se Inquire non appare in elenco, seleziona Componenti aggiuntivi COM e abilitalo.

Uso di Inquire per il Confronto:

1. Apri i File da Confrontare: Assicurati che entrambi i file siano aperti.
2. Seleziona Inquire: Clicca sulla scheda Inquire nella barra degli strumenti.
3. Esegui il Confronto: Clicca su Confronta File. Seleziona i file da comparare e premi Confronta.

Inquire mostrerà visivamente le differenze, con celle colorate in base al tipo di modifica. Questo approccio è estremamente dettagliato e utile per fornire report di confronto completi.

5. Confronto Online con Excel Online

Se desideri confrontare file Excel utilizzando Excel Online, la procedura è leggermente diversa, ma altrettanto efficace.

Passi da Seguire:

1. Apri Excel Online: Accedi al tuo account Microsoft e apri entrambi i file in schede diverse.
2. Collegamento tra i File: Simile al metodo desktop, puoi creare collegamenti esterni tra i file per applicare formule di confronto.
3. Imposta la Formula: Utilizza la formula che fa riferimento all’URL del tuo file su OneDrive, come:

   =C2='https://d.docs.live.net/.../[File.xlsx]Foglio'!$C2

4. Verifica i Risultati: Dopo aver premuto Invio, Excel mostrerà VERO o FALSO a seconda della corrispondenza dei dati.

Conclusione

Confrontare file Excel non deve essere un processo lungo e complicato. Con diverse tecniche a disposizione, è possibile gestire queste operazioni in modo efficace, risparmiando tempo e riducendo il margine di errore. Sia che tu scelga il semplice affiancamento delle finestre, l’uso di CERCA.VERT, la formattazione condizionale, l’avanzato Inquire o il confronto online, hai a disposizione strumenti potenti per garantire l’accuratezza dei tuoi dati.